MICE.BA je specijalizirana za organizaciju konferencija i poslovnih evenata za međunarodne organizacije, razvojne agencije i javni sektor. Ovaj projekt jedan je od naših najraznovrsnijih referenci jer smo u sklopu jednog ugovora organizirali tri potpuno različita eventa s različitim formatima, različitim ciljnim skupinama i različitim logističkim zahtjevima.
Projekt: ĆIRO — Staza svjetske baštine
Naziv eventa: Organizacija dvije rekreativne biciklijade i promotivne ture za medije
Mjesto održavanja: Turističke atrakcije u Hercegovini – duž povijesne željezničke pruge “Ćiro”
Vrsta eventa: 2 biciklijade i turistička tura za predstavnike medija
Broj sudionika: Preko 150 biciklista i 20 predstavnika medijskih kuća iz Bosne i Hercegovine
Partner u organizaciji eventa: Regionalna razvojna agencija za Hercegovinu – REDAH
Donator: EU4Business, s ciljem jačanja ekonomije BiH, potiče razvoj poduzetništva, izvozno orijentiranih sektora, turizma i poljoprivrede, kao i ruralni razvoj. EU4Business financira Europska unija sa 15 mil eura i Savezna Republika Njemačka sa 1,1 mil eura. EU4Business zajedno provode GIZ, ILO i UNDP, od travnja 2018. godine do ožujka 2022. godine.
Tri eventa u jednom projektu
Svaki od tri eventa imao je svoju logiku, ciljnu skupinu i organizacijske zahtjeve.
Prva biciklijada bila je kružnog tipa dužine 60 km sa startom i ciljem u Čapljini. Program je uključivao obilazak Počitelja, Stoca, nekropole stećaka Radimlja i srednjovjekovnog grada Vidoški.
Druga biciklijada vodila je sudionike kroz Hutovo blato, starom Ćirinom prugom do Zavale u Ravnom te organiziranim povratkom u Čapljinu poslijepodne.
Promotivna tura za medije bila je poseban format namijenjen novinarima i urednicima medijskih kuća iz Bosne i Hercegovine.
Za sva tri eventa MICE.BA je preuzela kreiranje programa, pripremu popisa sudionika, slanje pozivnica, organizaciju prostora, koordinaciju cateringa, osiguranje smještaja, angažman profesionalnih fotografa, provedbu programa na dan eventa te follow-up sa sudionicima i pripremu završnog izvještaja.
Promotivna tura za medije: organizacija koja zahtijeva drugačiji pristup
Organizacija promotivne ture za 20 predstavnika medijskih kuća iz BiH posebna je vrsta eventa. Novinari i urednici imaju rokove, prioritete i mišljenje o onomu što je vrijedno pažnje. Tura je obuhvatila obilazak Počitelja, nekropolu Radimlja, Stari grad Vidoški, Stolac, nekropolu Boljuni, Ravno, pećinu Vjetrenicu, manastir u Zavali i povratak u Čapljinu. Svaka lokacija zahtijevala je zasebnu koordinaciju dolaska, vremenskog rasporeda i pratnje.
Paralelno smo pripremali materijale za medije, kreirali sadržaj za online platforme i distribuirali objave za javnost. Rezultat je govorio sam za sebe: projekt je ostvario više od 185 objava u tiskanim, televizijskim i online medijima u BiH tijekom trajanja projekta. To je rezultat pažljivo isplanirane medijske strategije i ture koja je novinarima dala razlog za pisanje.
Outdoor logistika i kulturni turizam
Sve tri aktivnosti odvijale su se na otvorenom duž rute stare željezničke pruge Ćiro koja prolazi kroz neke od najvrijednijih kulturno-turističkih lokaliteta Hercegovine. Pećina Vjetrenica jedan je od najbogatijih špiljskih ekosustava u Europi. Nekropole stećaka na Radimlja i u Boljunima dio su UNESCO-ve Svjetske baštine. Stari grad Vidoški i Počitelj lokacije su koje Hercegovina dijeli s malo kojom destinacijom u regiji.
Organizacija outdoor evenata uz takve lokacije je odgovornost prema nasljeđu koje se ne može oštetiti ni ignorirati. MICE.BA poznaje te lokacije, razumije njihove specifičnosti i zna ih integrirati u event program na način koji sudionicima daje kontekst. Biciklijade su organizirane u hladnijem dijelu godine. Promjenjive vremenske prilike utjecale su na raspored aktivnosti ali su uspješno prevladane. Plan B bio je spreman unaprijed.
Ozbiljni partneri i ozbiljan posao
Kad GIZ, ILO i UNDP zajedno provode projekt i biraju partnera za organizaciju terenskih aktivnosti, standardi su visoki. Nema prostora za improvizaciju, nema tolerancije za neisporučene outpute i nema fleksibilnosti u rokovima. MICE.BA je isporučila sve tri aktivnosti prema planu, s mjerljivim rezultatima i pozitivnim povratnim informacijama sudionika.
Više od 170 sudionika prisustvovalo je eventima. Više od 185 medijskih objava potvrdilo je doseg projekta. Kulturni turizam Hercegovine dobio je vidljivost kakvu rijetko dobiva kroz jednu kampanju.
Autorica:
Josipa Terzić – Rezić, CIS i CCMEP profesionalna organizatorica poslovnih evenata
CIS – Certified Incentive Specialist od strane SITE – Society for Incentive Travel Excellence
CCMEP – Certificirani profesionalac u kongresno-incentive-event turizmu od strane Hrvatske udruge kongresnih profesionalaca
