MICE.BA je specijalizirana za organizaciju konferencija i poslovnih evenata za privatne firme, međunarodne organizacije i institucije. Ovaj event posebno je mjesto u našem portfelju jer pokazuje što znači biti pravi partner klijentu, savjetnik koji pronalazi rješenje kada standardne opcije nisu moguće.
Klijent: Ured Vlade Županije Zapadnohercegovačke za europske integracije
EU projekt: Cycling Rural — Biciklističke rute za unapređenje prirodne i kulturne baštine Hercegovine i Crne Gore
Donator: Europska unija kroz Program prekogranične suradnje Bosna i Hercegovina i Crna Gora
Vrsta eventa: Hibridna konferencija
Lokacija: Hotel Bigeste, Ljubuški
Datum: 12. ožujka 2021.
Sudionici uživo: 30
Sudionici online: više od 150
Kreativnost na djelu
Ožujak 2021. Pandemija na vrhuncu. Klijent ima obvezu kroz EU projekt održati konferenciju, no okupljanje uživo nije moguće u standardnom formatu. Agencija MICE.BA predložila je hibridni format koji je omogućio istovremeno fizičko i online sudjelovanje. Klijent je prihvatio i podržao rješenje koje smo predložili i za rezultat smo dobili jedan od najzapaženijih evenata koje smo organizirali.
EU ambasador i UNDP rezidentna predstavnica u programu
Na Forumu aktivnog turizma Adriatic Outdoor Adventure sudjelovali su:
Ambasador Johann Sattler, šef Delegacije EU u Bosni i Hercegovini. Steliana Nedera, rezidentna predstavnica UNDP-a u BiH. Nils Wetzel, voditelj projekta EU4Business u GIZ-u. Thomas Bullmann iz Outdooractive, najveće europske outdoor platforme iz Njemačke. Ed Lancaster iz Europske biciklističke federacije iz Belgije. Jack Delf iz Black Mountain Montenegra i Iva Bencun iz DMC Feral Tours iz Hrvatske.
Koordinacija predavača ovakvog protokolarnog statusa u hibridnom formatu zahtijevala je preciznu komunikaciju unaprijed. Tehnička priprema odrađena je bez greške što je podrazumijevalo sposobnost upravljanja međunarodnim panelom na više jezika istovremeno. MICE.BA je preuzela sve aktivnosti.
MICE.BA je isporučila sljedeće aktivnosti
Savjetovanje i kreiranje koncepta
Predložili smo hibridni format kao optimalno rješenje za organizaciju eventa u uvjetima pandemije. Savjetovali smo klijenta kroz cijeli proces donošenja odluke.
Priprema programa i komunikacija s predavačima
Kreirali smo program konferencije i koordinirali komunikaciju s domaćim i međunarodnim predavačima iz BiH, Crne Gore, Hrvatske, Njemačke i Belgije.
Tehnička organizacija hibridnog formata
Postavili smo cjelokupnu tehničku infrastrukturu za hibridni event putem Zoom platforme. Organizirali smo online prijave na konferenciju i online praćenje programa za više od 150 sudionika. Brinuli smo se o prijemu sudionika i predavača u online program i snimanju cjelokupnog programa.
Online simultano prevođenje
Organizirali smo simultano prevođenje s engleskog na hrvatski jezik za online sudionike. To je posebna vrsta logistike koja zahtijeva iskustvo i provjeren tim prevoditelja.
Live stream i video produkcija
Organizirali smo live stream konferencije putem Facebook stranice organizatora i snimku programa na YouTube kanalu organizatora. Video je i danas dostupan kao dokument o projektu.
PR kampanja i medijska komunikacija
Pripremili smo PR tekstove za medije uoči konferencije, poslali pozive novinarima i distribuirali priopćenje za medije nakon završetka. Event je zabilježio više od 75 objava u medijima i na društvenim mrežama.
Follow-up sa sudionicima
Po završetku konferencije proveli smo follow-up sa sudionicima i predavačima kako bismo prikupili povratne informacije o iskustvu hibridnog formata.
YouTube video “Adriatic Outdoor Adventure”
Rezultati koji govore sami za sebe
U izazovnim uvjetima globalne pandemije pronašli smo format koji je omogućio organizaciju kvalitetnog programa i doseg do velike i raznolike publike. Povjerenje klijenta i zajednički rad rezultirali su eventom koji je zapažen u medijima, na društvenim mrežama i u stručnoj zajednici aktivnog turizma u regiji.
Autorica:
Josipa Terzić – Rezić, CIS i CCMEP profesionalna organizatorica poslovnih evenata
CIS – Certified Incentive Specialist od strane SITE – Society for Incentive Travel Excellence
CCMEP – Certificirani profesionalac u kongresno-incentive-event turizmu od strane Hrvatske udruge kongresnih profesionalaca
