Agencija MICE.BA imala je zadatak organizirati product klub sastanak koji će imati formu poslovnog eventa tipa “forum” i koji će se održati za vrijeme trajanja Međunarodnog sajma gospodarstva u Mostaru. MICE.BA agencija specijalizirana je za organizaciju evenata na EU projektima i svaki detalj pripremamo unaprijed kako bi dan eventa protekao bez iznenađenja.
Event je organiziran u okviru EU projekta #RomansWineDanube – “Marketinški okvir za održivi razvoj kulturnog turizma” koji provodi Ured za europske integracije Vlade Županije Zapadnohercegovačke zajedno s partnerima iz nekoliko europskih zemalja. Cilj eventa je podizanje svijesti o važnosti cikloturizma kao održivog turističkog proizvoda Hercegovine. Uspješni primjeri iz Hercegovine uzeta je specijalizirana biciklistička ruta “Franciscana — putovanje kroz povijest na dva kotača” i biciklijade “Rutom stećaka” u promociji kulturnog turizma regije. Organizacija je morala biti usklađena s EU smjernicama o vidljivosti i zahtjevima projektnog donatora.
Zadatak agencije MICE.BA je bio:
Prostorna organizacija i tehnika: Organizirali smo dvoranu unutar sajamskog prostora, postavili pozornicu i uredili raspored sjedenja. Osigurali smo tehničku opremu uključujući LED displej i prateću AV opremu. Svaki detalj postave bio je usklađen s EU visibility smjernicama — od oznaka i bannera do pozicioniranja EU i projektnih logotipa na svim vidljivim površinama.
Koordinacija govornika i programa: Komunicirali smo s predavačima unaprijed i osigurali sve potrebne materijale na vrijeme. Koordinirali smo voditelja programa i pobrinuli se da svaki sudionik zna što ga čeka i u kojem trenutku nastupa.
Mediji i komunikacija: Organizirali smo prostor i uvjete za medijske izjave. Pozvali smo novinare i osigurali da govornici budu dostupni za izjave odmah nakon eventa. Medijsku pokrivenost osigurali su brojne medijske kuće s područja Mostara i Hercegovine.
Catering i podizvođači: Koordinirali smo catering nakon eventa i upravljali svim podizvođačima. Naš klijent je imao jednu osobu za kontakt, jedan račun i nula organizacijskog stresa.
Outputi i izvještavanje: Po završetku eventa pripremili smo izvještaj koji uključuje sve outpute vezane uz projektnu aktivnost. Dokumentacija je izrađena prema standardima donatora i u roku definiranom projektnim planom.
Pogledajte prilog Federalne novinske agencije FENA s mjesta događaja:
Rezultat isporučen za klijenta
Forum je održan u planiranom terminu, bez teškoća i uz redovitu komunikaciju s klijentom tijekom cijelog procesa pripreme i realizacije. Sve projektne aktivnosti isporučene su u skladu s EU smjernicama o vidljivosti.
Što ovaj event govori o tome kako radimo
Organizacija eventa unutar sajamskog prostora zahtijeva drugačiju vrstu koordinacije od standardne konferencijske organizacije. Rokovi su kraći. Prostor je dijeljen s desecima drugih izlagača. Tehničke mogućnosti su ograničene sajamskim uvjetima. Svaki detalj mora biti riješen unaprijed jer na dan eventa nema prostora za improvizaciju. Upravo u takvim uvjetima orijentiranost na detalje dolazi do izražaja.
Autorica: Josipa Terzić – Rezić, CIS i CCMEP profesionalna organizatorica poslovnih evenata
CIS – Certified Incentive Specialist od strane SITE – Society for Incentive Travel Excellence
CCMEP – Certificirani profesionalac u kongresno-incentive-event turizmu od strane Hrvatske udruge kongresnih profesionalaca
