Ured Vlade Županije Zapadnohercegovačke za europske integracije angažirao je agenciju MICE.BA za organizaciju i upravljanje hibridnom konferencijom pod nazivom „Adriatic Outdoor Adventure“. Primarni cilj ovog događaja bio je upoznati turistički sektor Bosne i Hercegovine s inicijativama koje su zaživjele u regiji Županije Zapadnohercegovačke, ističući uspješne primjere i priče iz područja aktivnog turizma.
Detalji hibridnog eventa Forum aktivnog turizma:
Mjesto održavanja: Hotel Bigeste u Ljubuškom
Broj sudionika: u programu uživo sudjelovalo je 30 osoba, u online programu je sudjelovalo preko 150 osoba uključujući predstavnike turističkog sektora, predstavnike domaćih i međunarodnih nevladinih organizacija, predstavnici Europske komisije te brojni drugi sudionici koji se bave aktivnim turizmom iz Bosne i Hercegovine i zemalja u regiji
Vrsta eventa: Hibridna konferencija
Datum održavanja: 12.3.2021.
Partner: Ured Vlade Županije Zapadnohercegovačke za europske integracije angažirao je agenciju MICE.BA za organizaciju Foruma aktivnog turizma
Projekt: Konferencija se održala u sklopu projekta: „Biciklističke rute za unapređenje prirodne i kulturne baštine Hercegovine i Crne Gore – Cycling Rural“
Donator: Projekt je financiran od strane Europske unije kroz Program prekogranične suradnje Bosna i Hercegovina – Crna Gora.
Forum se održao u petak, 12.3.2021. godine u vrijeme dok je pandemija Covid 19 virusa bi
la na vrhuncu. Organizatori su tražili najoptimalniji način da se event održi te su se uz savjetovanje stručnjaka iz agencije MICE.BA odlučili na organizaciju hibridnog događaja. Predavači, panelisti i sudionici su bili prisutni online tek je manji dio sudionika i organizatora prisustvovalo na eventu uživo. Događaj je tehnički bio organiziran putem Zoom platforme. Najvažniji dio organizacije uložen je u pripremu konferencije i komunikaciju prema ciljnim skupinama potencijalnih sudionika. Agencija MICE.BA poduzela je niz koraka kako bi osigurala uspješan tijek hibridnog eventa.
Agencija MICE.BA je za Forum aktivnog turizma pripremila sljedeće:
- Priprema programa eventa
- Priprema tehničkog dijela eventa uključujući online prijave na konferenciju i online praćenje konferencije
- Priprema grafičkog dizajna i materijala za promociju eventa
- Komunikacija s domaćim i međunarodnim predavačima
- Priprema listi sudionika i komunikacija sa sudionicima
MICE.BA se pobrinuo za tehnički dio eventa
- Praćenje online prijava
- Prijem sudionika i predavača u online program
- Snimanje programa konferencije
- Live stream konferencije putem Facebook stranice organizatora
- Snimka konferencije na YouTube kanalu organizatora
- Online simultano prevođenje s engleskog na b/h/s/ jezike
MICE.BA agencija je provela PR kampanju i komunikaciju s medijima:
- Priprema PR tekstova za medije uoči konferencije
- Poziv na konferenciju za novinare uoči konferencije
- Slanje priopćenja za medije nakon događaja
Po završetku eventa proveli smo i follow-up sa sudionicima i predavačima hibridne konferencije kako bismo doznali više informacija o iskustvu sudionika u sudjelovanju na ovakvom tipu eventa.
Struktura programa Foruma aktivnog turizma „Adriatic Outdoor Adventure“
- Pozdravna obraćanja Zdenko Ćosić, Predsjednik Vlade Županije Zapadnohercegovačke
Ambasador Johann Sattler, šef Delegacije EU u Bosni i Hercegovini - Predstavljanje novih inicijativa i dobre prakse u razvoju aktivnog turizma u jadranskom zaleđu Predstavljanje projekta “Cycling rural” – Ivan Jurilj, ravnatelj Ureda Vlade Županije Zapadnohercegovačke za europske integracije
“Tourism Development Promotion” – Madlina Puka, Regional Cooperation Council
“Razvoj aktivnog turizma u Jadranskom zaleđu – Adriatic Canyoning” – Ivo Pavković, Grad Široki Brijeg
“Tourism, Adrenaline and Rafting Adventure – T.A.R.A.” – Dušan Radojičić, Općina Plužine
“Klaster biciklizma u Hercegovini” – Toni Zorić, Biciklistički klub HerzegovinaBike
Aktivni projekti u Turističkoj organizaciji Herceg Novi – Tonka Tomašević
“EU4Business” – Projekti EU iz oblasti turizma, Nils Wetzel, voditelj projekta u GIZ
“Via Dinarica”, Steliana Nedera, rezidentna predstavnica UNDP-a u BiH - Panel “Jadransko zaleđe kao jedinstvena destinacija održivog turizma”- Nedo Pinezić, moderator Thomas Bullmann, Outdooractive – najveća europska outdoor platforma (Njemačka)
Ed Lancaster, Europska biciklistička federacija (Belgija)
Jack Delf, Black Mountain Montenegro (Crna Gora)
Iva Bencun, DMC Feral Tours (Hrvatska)
Link na YouTube video “Adriatic Outdoor Adventure”
U izazovnim vremenima globalne pandemije organizatori poslovnih evenata iz agencije MICE.BA su pronašli način da organiziraju kvalitetan program konferencije i dosegnu do velikog dijela ciljne publike putem novih tehnologija. Naši partneri u organizaciji eventa iz Ureda Vlade ŽZH za europske integracije su prihvatili prijedlog i podržali održavanje online eventa koji je bio u skladu s aktualnim preporukama epidemiologa. Rezultat ovog povjerenja i partnerstva bio je vidljiv u kvalitetnom programu eventa na kojemu su sudjelovali uvaženi predstavnici domaćih i međunarodnih organizacija te ambasador Europske unije. Event je prošao zapaženo i u medijima i na društvenim mrežama gdje je zabilježeno +75 objava.
Autorica:
Josipa Terzić – Rezić, CIS i CCMEP profesionalna organizatorica poslovnih evenata
CIS – Certified Incentive Specialist od strane SITE – Society for Incentive Travel Excellence
CCMEP – Certificirani profesionalac u kongresno-incentive-event turizmu od strane Hrvatske udruge kongresnih profesionalaca
