Organiziram poslovne evente više od 20 godina. U tom vremenu vidjela sam sve što se može dogoditi na eventu i sve što organizatori mogu podcijeniti u pripremi. Jedan neplaniran detalj može poremetiti cijeli dan. Jedan nespremni dobavljač može devastirati budžet. Jedan loše koordiniran dolazak VIP gosta može ugroziti reputaciju cijele organizacije.
Upravo zato postoje profesionalne PCO agencije. MICE.BA je specijalizirana za organizaciju konferencija i poslovnih evenata i svaki event koji organiziramo nosi sa sobom dvadeset godina znanja, mreže kontakata i naučenih lekcija.
Vaši zaposlenici su previše vrijedni za organizaciju eventa
Mnoge firme u BiH i regiji organiziraju poslovne evente interno. Administrativno osoblje, marketing tim ili asistentice preuzimaju organizaciju uz svoja redovna zaduženja. Rezultat je uvijek isti: preopterećeni zaposlenici, poremećena produktivnost i event koji je izvediv ali daleko od onoga što je mogao biti.
Organizacija poslovnog eventa posebna je struka. Zahtijeva poznavanje dobavljača, pregovaračko iskustvo, logističku preciznost i sposobnost upravljanja kriznim situacijama u realnom vremenu. To su vještine koje se grade godinama i teško ih je naučiti usput, između dvaju redovnih zadataka.
Kad angažirate profesionalnu agenciju, vaši zaposlenici rade ono za što su plaćeni. A event je u rukama nekoga tko to radi svaki dan.
Što MICE.BA konkretno radi i po čemu se razlikujemo?
Vjerujemo da klijent ima pravo znati točno što dobiva.
Organizacija konferencija, foruma i okruglih stolova
Od prvog razgovora o ciljevima do predaje završnog izvještaja. Kreiramo program, angažiramo predavače i moderatore, koordiniramo sve dobavljače, upravljamo tehničkom opremom i pratimo event na terenu od početka do kraja. Imamo iskustvo s jednodnevnim i višednevnim programima, fizičkim, online i hibridnim formatima te eventima za 30 do 500 sudionika.
Organizacija poslovnih evenata za EU projekte
Poznajemo EU smjernice o vidljivosti i zahtjeve izvještavanja prema donatorima. Organiziramo seminare, radionice, studijske posjete, press konferencije i završne konferencije projekata. Isporučujemo outpute i izvještaje na bosanskom i engleskom jeziku. Radili smo za WWF, IOM, GIZ, UNDP, ILO i niz EU projektnih partnera u regiji.
Event logistika i upravljanje podizvođačima
Jedan kontakt. Jedan ugovor. Jedan račun. MICE.BA koordinira sve podizvođače od cateringa i tehnike do prijevoza i smještaja. Klijent se fokusira na sadržaj i sudionike. Mi se brinemo za sve ostalo.
Hibridni i online eventi
Implementiramo tehničku infrastrukturu za online sudjelovanje, koordiniramo simultano prevođenje, organiziramo live stream i snimanje programa. Hibridne evente radimo od 2019. i imamo iskustvo s platformama i tehničkim zahtjevima različitih formata.
PCO i DMC usluga u kombinaciji
Za međunarodne klijente koji dolaze u BiH kombiniramo PCO i DMC uslugu u jednom paketu. Organiziramo kongresni program i preuzimamo koordinaciju dolazaka, smještaja, transfera, viza i destinacijskih aktivnosti za sudionike.
PR kampanja i komunikacija prema medijima
Pripremamo PR tekstove, šaljemo pozive novinarima i distribuiramo priopćenja za medije. Upravljamo komunikacijom prema sudionicima i pratimo medijsku pokrivenost eventa.
Team building i incentive programi
Za korporativne klijente organiziramo destinacijske team building programe i incentive putovanja u BiH, Hrvatskoj i Crnoj Gori. Svaki program prilagođavamo profilu i ciljevima tima.
Što dobivate kad angažirate MICE.BA?
Iskustvo koje se mjeri u projektima
Josipa Terzić Rezić, vlasnica i direktorica agencije, CIS i CCMEP certificirana je profesionalna organizatorica evenata s više od 20 godina iskustva. Radila je za WWF, IOM, UN agencije, EU projekte, vladine institucije i korporativne klijente u BiH, Hrvatskoj i Crnoj Gori.
Mrežu kontakata koja štedi vaš budžet
Dugogodišnji odnosi s hotelima, tehničkim tvrtkama, caterinzima, prijevoznicima i medijima znače bolje cijene i pouzdane dobavljače. To je prednost koju interni tim teško može replicirati.
Plan B uvijek uključen
Svaki event dolazi s unaprijed pripremljenim kriznim scenarijem. Loše vrijeme, tehnički kvar, promjena u programu ili odustajanje predavača u zadnji čas — svaku situaciju rješavamo mi, a vi saznate tek kad je već riješena.
Prisutnost na terenu od prvog do posljednjeg trenutka
Josipa osobno prati svaki event na terenu. Klijent ima jedan kontakt i jednu osobu koja zna sve detalje i može donijeti svaku odluku u realnom vremenu.
Jedno pitanje za kraj
Vaš naredni event organizira tim koji to radi svaki dan ili tim koji to radi usput?
Svaki tip poslovnog sastanka nosi drugačije organizacijske zahtjeve. Ukoliko vas zanima pregled vrsta poslovnih sastanaka i kada je pravo vrijeme za angažman profesionalne agencije, pripremili smo detaljan vodič koji će vam pomoći u planiranju.
Ukoliko tražite agenciju koja razumije vaše ciljeve, preuzima cjelokupnu organizaciju i isporučuje rezultate bez stresa za vaš tim, javite nam se.
📩 josipa@mice.ba
📱 +387 63 408 597
Autorica:
Josipa Terzić – Rezić, CIS i CCMEP profesionalna organizatorica poslovnih evenata
CIS – Certified Incentive Specialist od strane SITE – Society for Incentive Travel Excellence
CCMEP – Certificirani profesionalac u kongresno-incentive-event turizmu od strane Hrvatske udruge kongresnih profesionalaca
