Organizacija medicinskog kongresa složen je posao koji se značajno razlikuje od svake druge poslovne konferencije. Mjeseci pripreme, deseci dobavljača, strog regulatorni okvir i bezbroj sitnica koje treba uskladiti do zadnjeg detalja. Sve više medicinskih udruženja u regiji bira suradnju s profesionalnim organizatorom evenata kako bi veliki dio posla prepustili u ruke profesionalaca s iskustvom. MICE.BA je profesionalna PCO (Professional Conference/Congres Organizer) agencija koja ima 17 godina iskustva u organizaciji konferencija i koja vam može pomoći u organizaciji vašeg narednog medicinskog kongresa.
1️⃣ Medicinski kongres treba stručnjaka za organizaciju eventa
Predsjednici medicinskih udruženja i članovi upravnih odbora najbolji su u liječenju pacijenata, vođenju odjela i pisanju znanstvenih radova. Organizacija međunarodnog kongresa sa stotinama sudionika, desetcima predavača i farmaceutskim sponzorima zahtijeva poznavanje drugačijih vještina i alata. Zadatak agencije je preuzeti operativni dio i osloboditi vaš tim s ciljem fokusa na sadržaj eventa i odnose sa strukom.
2️⃣ Regulatorni okvir za organizaciju medicinskih kongresa
Farmaceutske kompanije koje sponzoriraju medicinske kongrese podliježu strogim pravilima o promociji lijekova i medicinskih proizvoda. Postoje kodeksi ponašanja koji ograničavaju visinu sponzorstva, vrijednost gostoprimstva i načine vidljivosti na eventu. Iskusna PCO agencija poznaje te okvire i pomaže da kongres bude usklađen sa svim regulatornim zahtjevima, što štiti i udruženje i sponzore.
3️⃣ Vođenje procesa CME akreditacije
Jedan od glavnih razloga zbog kojih liječnici dolaze na kongres su CME bodovi. Kako bi kongres bio akreditiran od strane liječničke komore ili medicinskog udruženja, program treba zadovoljiti stroge kriterije, dokumentacija treba biti pripremljena na vrijeme i evaluacijski upitnici trebaju biti provedeni i obrađeni. PCO agencija koja poznaje taj proces olakšat će put do dobivanja akreditacije.
4️⃣ Upravljanje sažetcima je projekt za sebe
Medicinski kongres uključuje poziv za dostavu sažetaka. Iza tih nekoliko riječi krije se složen proces koji uključuje postavljanje online platforme za prijavu, formiranje odbora za recenzije, komunikaciju s autorima čiji sažetci su prihvaćeni ili odbijeni, pripremu knjige sažetaka za tisak i distribuciju. Iskusna PCO agencija taj proces vodi korak po korak i bez propusta, jer jedna greška u ovom dijelu kongresa može naštetiti ugledu cijelog udruženja.
5️⃣ Potpora u organizaciji i koordinaciji
Odluke o temama, predavačima i sadržaju programa u rukama su znanstvenog odbora. Koordinacija sjednica odbora, praćenje rokova, priprema materijala za donošenje odluka i komunikacija s predavačima operativni je posao koji oduzima ogromno vrijeme. PCO agencija preuzima ulogu koordinatora i osigurava prostor za odbor koji donosi odluke umjesto da administrira cijeli proces.
6️⃣ Dolazak međunarodnih predavača
Osiguranje međunarodnih predavača proces je koji uključuje pregovore o honorarima, dogovaranje putnih troškova i smještaja, pribavljanje viznih pozivnica, tehničke zahtjeve za predavanje i protokol dočeka. Svaki međunarodni predavač ima svoje specifičnosti i svaki detalj treba biti usklađen. PCO agencija s iskustvom u organizaciji medicinskih kongresa zna kako taj proces voditi tako da predavači dođu pripremljeni i zadovoljni.
7️⃣ Izložbeni prostor za sponzore
Farmaceutske i medicinske kompanije koje izlažu na kongresu donose opremu, štandove, promotivne materijale i tehnička rješenja. Koordinacija izložbenog prostora uključuje raspored štandova, tehničke priključke, vremenske prozore za postavljanje i demontažu i usklađivanje s pravilima vidljivosti kongresa. Dobra organizacija izložbenog dijela direktno utječe na zadovoljstvo sponzora i njihovu volju da podrže kongres i naredne godine.
8️⃣ Kako uštedjeti bez gubitka kvalitete?
Agencija koja redovito organizira evente u regiji ima izgrađene odnose s hotelima, catering tvrtkama, tehničkim osobljem, tiskarama i prevoditeljima. Ti odnosi znače popuste i bolje cijene, brže reakcije i pouzdanost koja se stječe godinama suradnje. Za medicinska udruženja koja organiziraju kongres jednom u dvije ili tri godine izgradnja tih odnosa oduzima previše vremena i resursa, a bez njih se plaća više za manje.
9️⃣ Brinemo o detaljima
Tko će dočekati međunarodne predavače na aerodromu? Tko će provjeriti je li simultano prevođenje postavljeno kako treba? Tko će organizirati tisak certifikata za 200 sudionika i osigurati da svaki certifikat ima točan broj CME bodova? Tko će koordinirati fotografa, tehničara i osoblje za registraciju u isto vrijeme? PCO agencija misli o svemu unaprijed jer iskustvo nas je naučilo da upravo te sitnice čine razliku između kongresa koji sudionici pamte po organizaciji i onog kojeg pamte po problemima.
🔟 Profesionalna organizacija pozicionira vaše udruženje
Medicinski kongres vizitka je vašeg udruženja prema međunarodnim stručnjacima, sponzorima i budućim sudionicima. Profesionalna organizacija, usklađeni vizualni identitet, kvalitetni materijali i glatko vođenje programa šalju jasnu poruku prema svima koji sudjeluju. Ugled privlači bolje predavače, veće sponzore i više sudionika na vaš naredni event.
Organizacija kongresa bez stresa je moguća uz pravog partnera
Iza svakog velikog medicinskog kongresa koji prođe glatko stoji tim koji je organizirao dovoljno kongresa da zna što može poći po krivu i kako to spriječiti. MICE.BA agencija za cilj ima da vaš organizacijski tim kroz cijeli proces ima jasnu sliku, podršku na svakom koraku i na kraju osjećaj da se cijeli pothvat isplatio. Pravi pokazatelj dobro organiziranog kongresa je da se i naredne godine rado odlučite ponoviti iskustvo.
Kontaktirajte MICE.BA agenciju i planirajmo zajedno
vaš naredni team building event!
Autorica: Josipa Terzić – Rezić, CIS i CCMEP profesionalna organizatorica poslovnih evenata
CIS – Certified Incentive Specialist od strane SITE (Society for Incentive Travel Excellence)
CCMEP – Certificirani profesionalac u kongresno-incentive-event turizmu od strane Hrvatske udruge kongresnih profesionalaca
