MICE.BA je specijalizirana za organizaciju konferencija i poslovnih evenata za međunarodne organizacije, nevladine udruge i globalne institucije. Ovaj event najkompleksnija je i najglobalnija referenca u našem portfelju i pokazuje što znači biti pravi DMC i PCO partner u jednom.
Klijent: WWF — World Wildlife Fund
Naziv eventa: Governance Practice Global Meeting
Vrsta eventa: Međunarodni poslovni sastanak i konferencija
Lokacija: Hotel Hills, Sarajevo
Datum: 30. rujna do 4. listopada 2019.
Broj sudionika uživo: 100
Broj sudionika online: 30
Trajanje: 5 dana
Kad WWF bira lokalnog partnera
World Wildlife Fund jedna je od najprepoznatljivijih globalnih organizacija. Kad WWF treba lokalnog DMC partnera za organizaciju svog globalnog sastanka u BiH, standardi su visoki i lista zahtjeva duga. MICE.BA je bila taj partner.Governance Practice Global Meeting okupio je 100 sudionika iz svih dijelova svijeta na petodnevnom programu u Sarajevu. Svaki dan donosio je nove logističke izazove i svaki detalj morao je funkcionirati besprijekorno od prvog do posljednjeg dana.
Koordinacija viza: usluga koju malo tko nudi
Jedan od prvih i najzahtjevnijih zadataka bio je osiguravanje ulaska sudionika iz različitih zemalja svijeta u Bosnu i Hercegovinu. MICE.BA je preuzela koordinaciju procesa dobivanja viza, pripremila garantna pisma i surađivala s Ministarstvom vanjskih poslova BiH kako bi svaki sudionik stigao bez administrativnih prepreka.To je posebna vrsta usluge koju malo koja event agencija u regiji može ponuditi. Poznavanje birokratskih procedura BiH i kontakti s relevantnim institucijama bili su ključni za uspješan dolazak sudionika iz cijelog svijeta.
Petodnevna logistika za 100 međunarodnih sudionika
Upravljanje smještajem, prehranom, transferima i programom za 100 sudionika iz cijelog svijeta tijekom pet uzastopnih dana zahtijeva drugu razinu organizacijske preciznosti od jednodnevne konferencije.MICE.BA je preuzela cjelokupnu logistiku:Rezervirali smo smještaj u hotelu koji može primiti svih 100 sudionika pod jednim krovom. Organizirali smo prijevozne transfere za dolazak međunarodnih gostiju. Koordinirali smo hranu i piće za sve sudionike tijekom pet dana programa. Angažirali smo hostese za podršku sudionicima i glatko odvijanje programa.
Program s paralelnim sesijama
Event je zahtijevao istovremeno upravljanje programom u četiri prostora. Središnja dvorana bila je namijenjena plenarnim sesijama, otvaranju i panel diskusijama. Tri manje dvorane koristile su se za paralelne tematske rasprave u manjim skupinama.Koordinacija programa koji se istovremeno odvija u četiri prostora zahtijeva precizno planiranje, jasnu podjelu uloga i sposobnost brzog reagiranja na promjene u rasporedu.
Hibridna komponenta još 2019. godine
Uz 100 sudionika uživo, 30 ih je pratilo program online. Event je organiziran 2019. godine što znači da je MICE.BA implementirala hibridnu komponentu prije nego je ona postala industrijski standard. Tehnički tim surađivao je s agencijom kako bi osigurao nesmetano online praćenje programa za sve sudionike koji su pratili konferenciju na daljinu.
DMC usluga uz kongresnu organizaciju
Međunarodni sudionici dobili su i DMC program koji im je omogućio upoznavanje Sarajeva i okolice. Organizirali smo turistički izlet u Sarajevo i obilazak pećine Bijambare kao dopunu poslovnom programu.Kombinacija PCO i DMC usluge u jednom paketu upravo je ono što međunarodne organizacije traže kad dolaze u novu destinaciju. Jedan partner. Jedan kontakt. Cijelo iskustvo.
Što smo naučili na ovom eventu?
Organizacija globalnog sastanka za svjetski poznatu organizaciju potvrda je da MICE.BA razumije zahtjeve međunarodnih klijenata i zna ih isporučiti u Bosni i Hercegovini. Lokalno znanje, institucionalni kontakti i operativna preciznost bili su temelj uspješne organizacije.Po završetku eventa proveli smo follow-up sa sudionicima, prikupili povratne informacije i sastavili detaljan izvještaj koji je obuhvatio sve aspekte organizacije.
Autorica:
Josipa Terzić – Rezić, CIS i CCMEP profesionalna organizatorica poslovnih evenata
CIS – Certified Incentive Specialist od strane SITE – Society for Incentive Travel Excellence
CCMEP – Certificirani profesionalac u kongresno-incentive-event turizmu od strane Hrvatske udruge kongresnih profesionalaca
