Petodnevni međunarodni poslovni event pod nazivom GOVERNANCE PRACTICE GLOBAL MEETING okupio je 100 sudionika iz svih dijelova svijeta. Organizacija je uključivala pripremne aktivnosti vezane uz smještaj u hotelu koji može primiti svih 100 sudionika tijekom cijelog događaja.
Zadatak MICE.BA agencije je bio osigurati centralnu dvoranu za glavni događaj, gdje su se održavale ključne aktivnosti poput otvaranja, panel diskusija i prezentacija tijekom trajanja eventa. Osigurane su i tri manje dvorane za tematske rasprave i paralelne sesije, omogućujući sudionicima da se podijele u manje grupe. Opsežna organizacija prostora za događaj omogućila je svim sudionicima ugobno sudjelovanje i maksimalno iskustvo tijekom pet dana trajanja eventa.
Jedan od prvih ključnih zadataka agencije MICE.BA bio je osigurati vize za predstavnike iz različitih zemalja diljem svijeta kako bi sudjelovali na događaju. Osim toga, agencija je bila odgovorna za organizaciju smještaja i dolazak međunarodnih gostiju u Bosnu i Hercegovinu, što je bio važan korak u osiguranju prisustva svih uzvanika na eventu. Ovo je uključivalo komunikaciju s preporučenim hotelom radi rezervacije smještaja prema potrebama sudionika i organiziranje prikladnih opcija prijevoza za dolazak na destinaciju, kao i koordinaciju s hotelom oko odabira i pripreme dvorana za događaj. Također smo surađivali s tehničkim timom kako bismo osigurali nesmetano online praćenje programa konferencije za goste koji nisu mogli prisustvovati događaju uživo.
Svi ovi detalji su pažljivo razmatrani kako bi se osiguralo glatko i ugodno iskustvo za sve sudionike, neovisno o tome jesu li sudjelovali na događaju uživo ili online.
S obzirom na internacionalni karakter događaja, organizirali smo i izlet za sudionike kako bi im pružili priliku da istraže Sarajevo i okolne destinacije te dožive bogatu kulturnu i povijesnu baštinu ovog područja.
Nakon završetka događaja, proveli smo follow-up aktivnosti kontaktirajući sudionike kako bismo prikupili njihove povratne informacije i dojmove o događaju. Na temelju tih informacija sastavljen je detaljan izvještaj koji je obuhvatio sve aspekte događaja, uključujući povratne informacije sudionika, uspješnost organizacije, identificirane izazove i prijedloge za buduće poboljšanje.
Organizacija eventa u kratkim crticama:
- Koordinacija i organizacija procesa dobivanja viza za sudionike iz različitih zemalja svijeta
- Rezervacija smještaja i organizacija dolaska te komunikacija s međunarodnim gostima koji dolaze u Bosnu i Hercegovinu.
- Priprema i organizacija velike dvorane za glavni događaj te tri manje dvorane za tematske rasprave
- Osiguranje hrane i pića tijekom pet dana trajanja događaja za 100 sudionika
- Angažiranje hostesa za pružanje potpore i usluge sudionicima
- Koordinacija tehničkog segmenta za hibridnu konferenciju
- Organizacija dvije panel diskusije za širu javnost u sklopu događaja
- Osiguranje putnih transfera za sudionike
Naziv eventa: GOVERNANCE PRACTICE GLOBAL MEETING
Datum održavanja eventa: od 30.9.2019. do 4.10.2019.
Vrsta eventa: Poslovni sastanak i konferencija
Mjesto održavanja: Hotel Hills, Sarajevo
Broj sudionika: 100 uživo i 30 online
Partner: WWF – World Wildlife Fund
Organizacija događaja sa sudionicima iz cijeloga svijeta predstavljala je izazov, no uz suradnju s timom iz WWF-a uspješno smo ih prevladali. Najzahtjevniji aspekt bio je osiguravanje garantnih pisama za sudionike radi dobivanja viza. Kroz suradnju s Ministarstvom vanjskih poslova, uspješno smo osigurali potrebnu dokumentaciju za njihov bezbrižan dolazak u BiH. Pronalaženje hotela s kapacitetom za 100 osoba tijekom pet dana, uz odgovarajuće dvorane za poslovne susrete, također je bio izazov, no zahvaljujući našem poznavanju lokalnog tržišta, predložili smo odgovarajući hotel koji je uspješno ispunio sve zahtjeve događaja.
Međunarodni sudionici uživali su u bogatom programu i dodatnim aktivnostima, uključujući i turistički izlet u Sarajevo i obilazak pećine Bijambare. MICE.BA je kroz ovaj događaj demonstrirala svoju pouzdanost, duboko poznavanje lokalnog tržišta i snažne veze s relevantnim dionicima. Ojačali smo suradnju s partnerima i dodatno utvrdili našu reputaciju kao vodeće agencije za organizaciju međunarodnih poslovnih događaja.
Autorica:
Josipa Terzić – Rezić, CIS i CCMEP profesionalna organizatorica poslovnih evenata
CIS – Certified Incentive Specialist od strane SITE – Society for Incentive Travel Excellence
CCMEP – Certificirani profesionalac u kongresno-incentive-event turizmu od strane Hrvatske udruge kongresnih profesionalaca
