MICE.BA agencija je bila zadužena za cjelokupnu organizaciju međunarodne stručne konferencije na temu „Zelene knjižnice – održiva budućnost knjižničarstva“ koja je održana u Mostaru 5. i 6.11.2025. godine. Cilj konferencije je održivi razvoj i implementaciju SDG's ciljeva u knjižničarstvu. Konferencija je okupila međunarodne predavače, institucije, akademsku zajednicu i predstavnike javnog sektora, uz hibridni model sudjelovanja (onsite + online putem Zoom platforme).
Pobrinuli smo se za cjelokupne usluge iz oblasti upravljanja konferencijom.
Organizator konferencije je Narodna knjižnica HNŽ/K Mostar u partnerstvu s Goethe-Institutom u BiH i Fakultetom prirodoslovno-matematičkih i odgojnih znanosti Sveučilišta u Mostaru. Pokrovitelji konferencije su Federalno ministarsto kulture i sporta FBiH, Vlada Hercegovačko-neretvanske županije i Ministarstvo trgovine, turizma i zaštite okoliša HNŽ/K.
Razvoj programa konferencije i planiranje eventa
Kroz nekoliko sastanaka s managementom Narodne knjižnice HNŽ/K Mostar ispitali smo potrebe i kreirali koncept i tematski okvir konferencije. Strateškim pristupom planiranju eventa razvili smo prijedlog programa konferencije, definirali partnere i pokrovitelje. Definirali smo sponzorske pakete i komunikaciju sa sponzorima koja je prilagođena organizaciji događaja za javni sektor. Kako se radi o konferenciji koja se po prvi put održava u okviru ove institucije, važna tema je bila upravljanje identitetom događaja koji je pažljivo isplaniran. Kreirali smo troškove eventa i tijekom cijelog vremena pripreme pažljivo kontrolirali troškove.
Odabir i postav konferencijskog prostora
Event se održao u dvorani Galerije kraljice Katarine. Prostrani galerijski prostor već je imao postavljenu izložbu koja je dala dodatnu vrijednost eventu. Pozornica je uređena s roll-up banerima, platnom na kojemu se prikazuju prezentacije i govornicom za izlagače. Tehnička potpora događaju je uključivala razglas, projekciju i Zoom sustav. Kako je u programu sudjelovala predavačica iz Varšave, Poljska par dana uoči konferencije smo uradili generalnu probu s cjelokupnim tehničkim timom, na mjestu događaja. Protokol programa konferencije je pažljivo komuniciran s osobljem Knjižnice, kao i s predavačima na eventu.
Upravljanje sudionicima i online proces registracije
Prema sudionicima konferencije imali smo posebno osmišljen pristup. Pozivnice za sudjelovanje su poslane knjižničarima u regiji uključujući BiH, Hrvatsku, Srbiju, Crnu Goru i Makedoniju. Uspostavili smo online sustav registracije sudionika kako bismo zajedno s managementom knjižnice mogli pratiti broj prijava. Plansko upravljanje sudionicima dalo je za rezultat veliki broj prijava na konferenciju.
Koordinacija i komunikacija s govornicima
Na konferenciji su sudjelovali predavači iz 6 zemalja Bosne i Hercegovine, Hrvatske, Srbije, Sjeverne Makedonije i Poljske. Komunikacija s predavačima i priprema promotivnih materijala o njima za konferenciju protekla je brzo i efikasno. Proces je uključivao konstantnu komunikaciju s predavačima, detalje oko njihovog dolaska u Mostar, sudjelovanje u različitim formatima eventa (predavanje, inspirativni razgovor, panel diskusija) za koje smo planirali vrijeme za pripremu.
Organizacija dobavljača i koordinacija izleta
Drugi dan konferencije pažljivo je osmišljen kako bi događaju dao posebni pečat. Organizirana je cjelodnevna studijska posjeta tijekom koje su knjižničari posjetili knjižnicu Franjevačkog samostana u Mostaru, gdje su se upoznali s praksama očuvanja pisane i kulturne baštine. Putovanje se nastavilo u Udruzi Vedri osmijeh u Mostaru gdje su sudionici zajednički posadili stablo kao simbol promicanja održivosti i povezanosti knjižnica s lokalnom zajednicom. Izlet je nastavljen obilaskom pećine Vjetrenica u Ravnom, prirodnog fenomena uvrštenog na UNESCO-ov popis zaštićenih spomenika, te posjetom i večerom u vinskom podrumu vinarije Erovino u Rotimlji.
Priprema i distribucija PR materijala o eventu
Komunikacijski dio eventa bio je pažljivo isplaniran što je na kraju za rezultat dalo veliku vidljivost eventa u lokalnoj zajednici. Vizualni identitet eventa jasno je komunicirao temu konferencije – zelene knjižnice i njihovu važnost za održivu budućnost knjižničarstva. Najava konferencije uslijedila je mjesec dana uoči događaja putem PR tekstova prema medijima. Uoči konferencije organizirana je konferencija za novinare na kojoj su predstavljeni program, predavači i glavni ciljevi eventa. Na dan održavanja konferencije poslan je PR tekst u medije, kao i drugi dan nakon studijske posjete. Profesionalni fotograf je zabilježio sve važne dijelove događaja koji su doprinijeli vidljivosti ovog eventa u lokalnoj zajednici.
Post event management
Nakon dvodnevnog poslovnog eventa pripremljeno je detaljno završno narativno i financijsko izvješće. Kompletirane su liste sudionika, foto galerija s događaja, certifikati za sudionike, prezentacije predavača i svi drugi detalji potrebni za detaljno pravdanje sredstava koja je Knjižnica dobila kroz projekte za realizaciju ove konferencije. Posebna pozornost prilikom planiranje eventa je bila kontrola troškova, koja je na kraju za rezultat dala potpuno transparentne troškove i jasnoću organizatorima u pravdanju sredstava. Klijentu je osigurana potpuna operativna i tehnička podrška i što je najvažnije zbog toga što su oslobođeni operativnog dijela organizacije eventa, uspjeli su dogovoriti s gostima brojne druge sadržaje i nastavak suradnje na zadovoljstvo svih uključenih u event.
MICE.BA – Your Professional Congress Organizer in Southeast Europe
MICE.BA je full service event management agencija koja nudi kompletnu uslugu u oblasti produkcije poslovnih evenata i konferencijskog managementa, organizacije hibridnih evenata te organizacije evenata za institucije i javni sektor. Pružamo end – to – end event rješenja za organizaciju kompletne event logistike. Organizacija konferencije o zelenim knjižnicama potvrdio je MICE.BA za specijaliziranu PCO & DMC (Professional Congress Organizer & Destination Management Company). Preporuku koju smo dobili od managementa nakon događaja možete pročitati u tekstu ispod. Program je pokazao kako su Mostar i Hercegovina destinacije koje u kongresnom turizmu nude puno mogućnosti.
Kontaktirajte MICE.BA agenciju i planirajmo zajedno vaš naredni poslovni event!
Autorica: Josipa Terzić – Rezić, CIS i CCMEP profesionalna organizatorica poslovnih evenata
CIS – Certified Incentive Specialist od strane SITE – Society for Incentive Travel Excellence
CCMEP – Certificirani profesionalac u kongresno-incentive-event turizmu od strane Hrvatske udruge kongresnih profesionalaca
