Planiram poslovne događaje posljednjih 14 godina i kao osoba s brojnim iskustvima mogu tvrditi sve što može poći po krivu u organizaciji događaja – poći će po krivu. Jednostavno se radi o puno posla koji zahtijevaju brojna specifična znanja i vještine za uspješnu organizaciju poslovnog eventa.
Brojne firme samostalno organiziraju poslovne evente u Bosni i Hercegovini i zemljama u regiji. Rezultat su često potrošeno osoblje, promašen cilj događaja i obećanje zaposlenika da se nikada više neće upustiti u jedan tako zahtijevan i obiman posao.
Zaposlenici u firmama najčešće nemaju vještine koje su potrebne za upravljanje svim detaljima koji su potrebni za proces planiranja eventa. Zaposlenicima npr. administrativnom osoblju u firmi, odjelima za marketing i prodaju nedostaje iskustvo što najčešće dovodi do zastoja u organizaciji i kašnjenja. Zaposlenici koji su angažirani na organizaciji eventa zaostaju za svojim svakodnevnim poslom, što utječe na njihovu produktivnost i razinu stresa s kojom se svakodnevno nose.
Savjet poslodavcima: Čuvajte svoje zaposlenike i unajmite profesionalce za organizaciju eventa
Ukoliko se menadžment firme odluči unajmiti profesionalnu agenciju za organizaciju evenata može osigurati nekoliko dobrobiti:
- Dobar event manager će krenuti s planiranjem eventa uzimajući u obzir ciljeve koje klijent želi postići s eventom.
- Profesionalni planeri evenata ili organizatori događaja mogu upravljati svim dijelovima poslovnog događaja, uključujući proračun, odabir najboljih dobavljača, logistiku i upravljanje svim detaljima na licu mjesta.
- Također, dobar planer će se pobrinuti i kreirati ciljeve s kojima će po završetku događaja mjeriti uspješnost eventa.
- Predstavnici menadžmenta firme u tom slučaju sav posao organizacije prepuštaju profesionalcima i mogu se bezbrižno usredotočiti na ciljeve koje žele postići s eventom.
- Zaposlenici firme nastavljaju s radom na redovitim aktivnostima i podrška su sa svojim kapacitetima profesionalnim organizatorima eventa.
Profesionalni organizatori evenata imaju pristup širokoj mreži dobavljača i poznaju sve ono što je najbolje u industriji, te sa specifičnim znanjima mogu doprinijeti boljem pregovaranju s podizvođačima, osigurati najbolje cijene svojim klijentima. Na taj način firme mogu uštediti troškove i povećati povrat uloženih sredstava.
Prednosti za najam profesionalnog organizatora evenata:
- Sposobnost stvaranja jedinstvenih i nezaboravnih iskustava za sudionike.
- Organizatori koriste svoju kreativnost i znanje o industriji kako bi razvili inovativne koncepte događaja, dizajnirali sjajne prostore za događaje i organizirali zanimljive aktivnosti i zabavu za učesnike.
- Rezultati su najčešće povećano zadovoljstvo učesnika i pozitivna prepoznatljivost firme ili robne marke.
Zaključujemo kako profesionalni planeri događaja mogu na više područja pomoći firmama da postignu svoje ciljeve kroz organizaciju evenata, kao i da uštede novac i organiziraju nezaboravna iskustva za klijente.
Autorica:
Josipa Terzić – Rezić, CIS i CCMEP profesionalna organizatorica poslovnih evenata
CIS – Certified Incentive Specialist od strane SITE – Society for Incentive Travel Excellence
CCMEP – Certificirani profesionalac u kongresno-incentive-event turizmu od strane Hrvatske udruge kongresnih profesionalaca
